Fujitsu, penyedia solusi bisnis berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) skala global telah memperkenalkan Fujitsu Enterprise Application Documal. Inovasi ini merupakan sistem pengelolaan dokumen perusahaan secara digital. Fujitsu Documal dihadirkan sebagai solusi efektif untuk mengantisipasi tantangan dan kebutuhan perusahaan-perusahaan di Indonesia akan sistem pengelolaan dokumen yang cerdas, terintegrasi, efisien, memiliki keamanan tinggi, terkontrol, fleksibel. Teknologi ini juga mampu mengurangi seminimal mungkin kompleksitas pengelolaan dokumen yang dilakukan secara manual.
Dengan produk ini, Fujitsu mencoba mengedukasi pasar Indonesia akan pentingnya penggunaan teknologi dan inovasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis melalui digitalisasi dokumen kritikal perusahaan. Kehadiran solusi ini juga selaras dengan tema kampanye yang telah digulirkan di triwulan pertama “Journey to Digitation”.
Achmad S Sofwan, Managing Director Fujitsu Indonesia, mengatakan jumlah dokumen kritikal berbentuk kertas maupun elektronik akan terus bertambah seiring dengan laju pertumbuhan bisnis perusahaan. Tren TI terkini seperti Cloud dan Big Data juga menjadi salah satu pendorong kian bertambahnya dokumen-dokumen penting yang harus dikelola perusahaan.
“Persoalan-persoalan ini yang akan dijawab oleh Fujitsu Documal melalui sistem pengelolaannya yang cerdas, aman, efisien, dan fleksibel,” katanya.
Documal dirancang secara cerdas dan bersifat sangat fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Dokumen-dokumen dalam beragam format yang telah dipindai akan diidentifikasi dengan cerdas oleh Documal untuk kemudian dikategorikan sesuai jenisnya.
Documal akan mengenali apakah dokumen tersebut adalah surat penagihan, surat kontrak, atau dokumen-dokumen penting lainnya yang memerlukan pemeriksaan, persetujuan, atau hanya untuk didokumentasikan secara digital.
Documal dengan cerdas juga mampu mengatur pendistribusian dokumen sesuai dengan kewenangan masing-masing. Ini menjadikan dokumen hanya bisa terdistribusi kepada pihak-pihak yang memiliki otoritas. Keamanan menjadi kian terjamin karena dengan pengelolaan yang transparan, maka pencarian, pengaksesan dan pendistribusian dokumen akan dapat terkontrol dengan seksama.
Alur pendistribusian pun tertata dan terkontrol. Fungsi ini akan mempercepat proses pemeriksaan dokumen-dokumen yang memerlukan persetujuan cepat dari pemegang keputusan. Tak akan ada lagi dokumen yang tercecer atau hilang di tengah pemrosesan. Pihak-phak berwenang akan bisa mengetahui status dari dokumen yang sedang diproses.
Pengarsipan data secara digital yang tertata baik dan mudah untuk diakses sewaktu-waktu, juga akan memudahkan pihak-pihak yang berwenang dalam mencari dokumen yang dikehendaki dari perangkatnya masing-masing. Dengan sistem penyimpanan dan pengaksesan berproteksi tinggi, dokumen juga dapat dijamin untuk tidak tercecer, tercuri, atau hilang akibat bencana maupun virus.
Banyak efisiensi yang dapat direalisasikan oleh penerapan digitalisasi dokumen. Berkaitan dengan pengelolaan data tercetak, merujuk laporan AIIM (Association of Information and Image Management), telah terjadi peningkatan produktivitas sebesar 30% sebagai dampak dari peniadaan komunikasi berbasis cetak atau kertas.
